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Fiche pratique

Location immobilière : documents remis par le propriétaire

Vérifié le 19/08/2021 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)

Le propriétaire est tenu de remettre au locataire un certain nombre de documents lors de la signature du bail et en cours de bail.

  • Logement vide
  • Logement meublé

Le propriétaire doit remettre certains documents au locataire lors de la signature ou du renouvellement du bail.

La liste des documents dépend de la date de signature ou de renouvellement du bail.

  • Un dossier de diagnostic technique, qui comprend :

    • <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F16096">Diagnostic de performance énergétique (DPE)</a>
    • <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F1142">Constat de risque d'exposition au plomb (CREP)</a> si le logement date d'avant janvier 1949
    • <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F12239">État des risques et pollutions</a> si le logement est situé dans une zone à risque (inondations, séismes, avalanches, ...)
    • <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F18692">État de l'installation intérieure de l'électricité</a> si l'installation a plus de 15 ans
    • <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F17337">État de l'installation intérieure du gaz</a> si l'installation a plus de 15 ans ou si le dernier certificat de conformité a plus de 15 ans
    • Si le logement est situé dans une zone de bruit définie par un <span class="expression">plan d'exposition au bruit des aérodromes</span>, un document comportant l'indication claire et précise de la zone de bruit dans laquelle se trouve le logement.

      À savoir

    le dossier de diagnostic technique est transmis au locataire par courrier électronique, sauf si le locataire ou le propriétaire s'y oppose.

    En remplacement de l'état de l'installation intérieure de l'électricité, le bailleur peut fournir :

    • un état de l'installation intérieure de l'électricité réalisé depuis moins de 6 ans dans le cadre de la vente du logement
    • ou une attestation de conformité relative à la mise en conformité ou à la mise en sécurité de l'installation électrique délivrée depuis moins de 6 ans par un organisme agréé. Si l'attestation ne peut pas être fournie, la déclaration de l'organisme agréé.

    En remplacement de l'état de l'installation intérieure de gaz, le bailleur peut fournir :

    • un état de l'installation intérieure du gaz réalisé depuis moins de 6 ans dans le cadre de la vente du logement
    • ou un état de l'installation intérieure de gaz réalisée depuis moins de 6 ans par un professionnel certifié par <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F17376">un organisme accrédité par le Comité français d'accréditation (Cofrac)</a>.

      À savoir

    le <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F742">diagnostic amiante</a> n'a pas à être annexé au contrat de location, mais doit être tenu à la disposition du locataire qui en fait la demande.

    Autres documents à annexer au bail :

    • <a href="http://legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000030649902" target="_blank">Notice informative</a>
    • <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F31270">État des lieux d'entrée</a> établi lors de la remise des clés et <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F33671">l'état des lieux de sortie</a> réalisé lors de la restitution des clés
    • <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F1349">Attestation d'assurance contre les risques locatifs</a> que le locataire doit obligatoirement souscrire
    • Énumération des équipements d'accès aux technologies de l'information et de la communication (câble, TNT, fibre...)
    • Copie de la <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F1351">convention Anah</a> si le logement loué est conventionné
    • Copie de la <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F31697">grille de vétusté</a> si le locataire et le propriétaire ont convenu d'en appliquer une
    • Si le logement est situé dans un immeuble en copropriété, un extrait du <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F2589">règlement de copropriété</a>. L'extrait porte sur la <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=R53142">destination de l'immeuble</a>, la jouissance des parties privatives et communes. Il porte également sur la <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=R1690">quote-part</a> afférente au logement loué dans chacune des catégories de charges.

    Si le logement est situé dans une zone d'habitat indigne, sa mise en location (le renouvellement et la reconduction du bail n'y sont pas soumis) peut nécessiter :

    • d'obtenir en mairie une <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F34210">autorisation préalable</a> à annexer au contrat de bail
    • ou de déposer en mairie une <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F34210">déclaration</a> contre récépissé, dont une copie doit être remise au locataire.

    Contactez votre mairie pour savoir si le logement à mettre en location est concerné par cette obligation.

    Où s’adresser ?

    Mairie

  • Un dossier de diagnostic technique, qui comprend :

    • <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F16096">Diagnostic de performance énergétique (DPE)</a>
    • <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F1142">Constat de risque d'exposition au plomb (CREP)</a> si le logement date d'avant janvier 1949
    • <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F12239">État des risques et pollutions</a> si le logement est situé dans une zone à risque (inondations, séismes, avalanches, ...)
    • <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F18692">État de l'installation intérieure de l'électricité</a> si l'installation a plus de 15 ans
    • <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F17337">État de l'installation intérieure du gaz</a> si l'installation a plus de 15 ans ou si le dernier certificat de conformité a plus de 15 ans.

      À savoir

    depuis le 25 novembre 2018, le dossier de diagnostic technique est adressé au locataire par voie dématérialisée, sauf opposition explicite du locataire ou du propriétaire.

    En remplacement de l'état de l'installation intérieure de l'électricité, le bailleur peut fournir :

    • un état de l'installation intérieure de l'électricité réalisé depuis moins de 6 ans dans le cadre de la vente du logement
    • ou une attestation de conformité relative à la mise en conformité ou à la mise en sécurité de l'installation électrique délivrée depuis moins de 6 ans par un organisme agréé. Si l'attestation ne peut pas être fournie, la déclaration de l'organisme agréé.

    En remplacement de l'état de l'installation intérieure de gaz, le bailleur peut fournir :

    • un état de l'installation intérieure du gaz réalisé depuis moins de 6 ans dans le cadre de la vente du logement
    • ou un état de l'installation intérieure de gaz réalisée depuis moins de 6 ans par un professionnel certifié par <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F17376">un organisme accrédité par le Comité français d'accréditation (Cofrac)</a>.

      À savoir

    le <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F742">diagnostic amiante</a> n'a pas à être annexé au contrat de bail, mais doit être tenu à la disposition du locataire qui en fait la demande.

    Autres documents à annexer au bail :

    • <a href="http://legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000030649902" target="_blank">Notice informative</a>
    • <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F31270">État des lieux d'entrée</a> établi lors de la remise des clés et <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F33671">l'état des lieux de sortie</a> réalisé lors de la restitution des clés
    • <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F1349">Attestation d'assurance contre les risques locatifs</a> que le locataire doit obligatoirement souscrire
    • Énumération des équipements d'accès aux technologies de l'information et de la communication (câble, TNT, fibre...)
    • Copie de la <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F1351">convention Anah</a> si le logement loué est conventionné
    • Copie de la <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F31697">grille de vétusté</a> si le locataire et le propriétaire ont convenu d'en appliquer une
    • Si le logement est situé dans un immeuble en copropriété, un extrait du <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F2589">règlement de copropriété</a>. L'extrait porte sur la <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=R53142">destination de l'immeuble</a>, la jouissance des parties privatives et communes. Il porte également sur la <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=R1690">quote-part</a> afférente au logement loué dans chacune des catégories de charges.

    Si le logement est situé dans une zone d'habitat indigne, sa mise en location (le renouvellement et la reconduction du bail n'y sont pas soumis) peut nécessiter :

    • d'obtenir en mairie une <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F34210">autorisation préalable</a> à annexer au contrat de bail
    • ou de déposer en mairie une <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F34210">déclaration</a> contre récépissé, dont une copie doit être remise au locataire.

    Contactez votre mairie pour savoir si le logement à mettre en location est concerné par cette obligation.

    Où s’adresser ?

    Mairie

Si une clause du bail prévoit des frais pour l'établissement ou la remise d'une quittance de loyer, cette clause doit être considérée comme non écrite.

Pour chaque loyer réglé, le propriétaire (ou son représentant) doit <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=R31936">transmettre gratuitement une quittance de loyer au locataire qui lui en a fait la demande</a>.

La quittance détaille les sommes versées par le locataire, en distinguant le <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F1310">loyer</a> et les <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F947">charges</a>.

Avec l'accord du locataire, le propriétaire (ou son représentant) peut transmettre la quittance par mail.

  À savoir

si le locataire ne paie qu'une partie du loyer, le propriétaire doit lui délivrer un reçu pour la somme versée.

Informations mensuelles

Chaque mois, le propriétaire doit transmettre l'évaluatiuon de la consommation de chaleur, de froid, d'eau chaude sanitaire du logement, lorsque l'immeuble est doté de compteurs individuels d'énergie thermique télé-relevables, d'appareils de mesure télé-relevables permettant de déterminer la quantité de froid, d'un dispositif d'individualisation des frais d'eau chaude sanitaire.

Lorsque le logement se trouve dans une copropriété, le propriétaire doit transmettre les informations qu'il reçoit du syndic.

Régularisation annuelle de charges

Le montant des <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F947">charges locatives</a> récupérées par le propriétaire doit être justifié.

Les provisions, comme les régularisations annuelles, sont justifiées par la communication :

  • des résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges
  • et, dans un immeuble collectif, du <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F20586">budget prévisionnel</a>

Un mois avant la régularisation annuelle envisagée, le propriétaire doit communiquer au locataire les informations suivantes :

  • Décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur...)
  • Mode de répartition entre les locataires, si le logement est situé dans un immeuble collectif
  • Note d'information sur le calcul des charges de production d'eau chaude sanitaire et des charges de chauffage collectifs.  Cette note d'information comprte également la consomation individuelle de chaleur et d'eau chaude sanitaire du logement.

Pendant les 6 mois suivant l'envoi du décompte, le propriétaire doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble des pièces justifiant la récupération des charges.

  À savoir

Le propriétaire doit transmettre au locataire qui le lui demande le récapitulatif des charges du logement par courrier électronique ou postal.

Lorsque le contrat de fourniture d'eau n'est pas individualisé, le propriétaire doit transmettre au locataire, 1 fois par an, la facture d'eau et les informations complémentaires sur a qualité de l'eau que lui a communiqué la commune ou l'<a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=R31293">EPCI</a> compétent. Si le logement est situé dans une copropriété, le propriétaire doit transmettre les informations qui lui ont été transmises par le syndic.

En cas de régularisation tardive

Lorsque la régularisation des charges n'est pas faite avant le 31 décembre de l'année qui suit l'année où les charges sont à payer, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois. Dans ce cas, le locataire versera le montant à payer au propriétaire en 12 fois.

En cas de litige sur le montant des charges locatives

  • Litige inférieur ou égale à 5 000 euros
  • Litige supérieur à 5 000 euros 

Le propriétaire ou le locataire peut saisir la <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F1216">commission départementale de conciliation (CDC)</a> ou un conciliateur de justice pour tenter de trouver une solution amiable. Si aucun ne fait cette démarche, ou si cette démarche abouti à un échec, il est possible de saisir le juge des contentieux de la protection du tribunal dont dépend le logement.

Où s’adresser ?

Tribunal judiciaire

Le propriétaire ou le locataire doivent engager une procédure médiation. Pour cela, il est possible de faire appel à la <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F1216">commission départementale de conciliation (CDC)</a> ou un conciliateur de justice, qui tentera de trouver une solution amiable. Cette étape est indispensable pour pouvoir ensuite saisir, en cas d'échec de la médiation, au juge des contentieux de la protection du tribunal dont dépend le logement.

Où s’adresser ?

Tribunal judiciaire

Le propriétaire doit joindre à son <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F929">congé (préavis) pour vendre ou habiter</a> la <span class="expression"><a href="https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000036236664&dateTexte=&oldAction=rechJO&categorieLien=id&idJO=JORFCONT000036236427#JORFARTI000036236675" target="_blank">notice d'information relative aux obligations du propriétaire et aux voies de recours et d'indemnisation du locataire</a></span>.

Le propriétaire doit remettre des documents au locataire lors de la signature ou du renouvellement du bail.

La liste de ces documents dépend de la date de signature ou de renouvellement du bail :

  • Un dossier de diagnostic technique, qui comprend :

    • <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F16096">Diagnostic de performance énergétique (DPE)</a>
    • <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F1142">Constat de risque d'exposition au plomb (CREP)</a> si le logement date d'avant janvier 1949
    • <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F12239">État des risques et pollutions</a> si le logement est situé dans une zone à risque (inondations, séismes, avalanches, ...)
    • <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F18692">État de l'installation intérieure de l'électricité</a> si l'installation a plus de 15 ans
    • <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F17337">État de l'installation intérieure du gaz</a> si l'installation a plus de 15 ans ou si le dernier certificat de conformité a plus de 15 ans
    • Si le logement est situé dans une zone de bruit définie par un <span class="expression">plan d'exposition au bruit des aérodromes</span>, un document comportant l'indication claire et précise de la zone de bruit dans laquelle se trouve le logement.

      À savoir

    le dossier de diagnostic technique est transmis au locataire par courrier électronique, sauf si le locataire ou le propriétaire s'y oppose.

    En remplacement de l'état de l'installation intérieure de l'électricité, le bailleur peut fournir :

    • un état de l'installation intérieure de l'électricité réalisé depuis moins de 6 ans dans le cadre de la vente du logement
    • ou une attestation de conformité relative à la mise en conformité ou à la mise en sécurité de l'installation électrique délivrée depuis moins de 6 ans par un organisme agréé. Si l'attestation ne peut pas être fournie, la déclaration de l'organisme agréé.

    En remplacement de l'état de l'installation intérieure de gaz, le bailleur peut fournir :

    • un état de l'installation intérieure du gaz réalisé depuis moins de 6 ans dans le cadre de la vente du logement
    • ou un état de l'installation intérieure de gaz réalisée depuis moins de 6 ans par un professionnel certifié par <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F17376">un organisme accrédité par le Comité français d'accréditation (Cofrac)</a>.

      À savoir

    le <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F742">diagnostic amiante</a> n'a pas à être annexé au contrat de location, mais doit être tenu à la disposition du locataire qui en fait la demande.

    Autres documents à remettre :

    • <a href="http://legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000030649902" target="_blank">Notice d'information</a> à destination du locataire
    • <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F31270">État des lieux</a> établi lors de la remise des clés
    • <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F1165">Inventaire et un état détaillé du mobilier</a>
    • Copie de la <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F31697">grille de vétusté</a> choisie si le locataire et le bailleur ont convenu d'appliquer une grille de vétusté
    • Extrait du <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F2589">règlement de copropriété</a> si le logement est situé dans une copropriété

     À noter

    l'extrait porte sur la destination de l'immeuble, la jouissance des parties privatives et communes ainsi que sur la quote-part afférente au logement loué dans chacune des catégories de charges.

    Si le logement est situé dans une zone d'habitat indigne, sa mise en location (le renouvellement et la reconduction du bail n'y sont pas soumis) peut nécessiter (renseignez-vous auprès de la mairie) :

    • l'obtention d'une <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F34210">autorisation préalable</a> à annexer au contrat de bail
    • ou le dépôt d'une <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F34210">déclaration</a> contre récépissé, dont une copie doit être remise au locataire.

  • Un dossier de diagnostic technique, qui comprend :

    • <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F16096">Diagnostic de performance énergétique (DPE)</a>
    • <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F1142">Constat de risque d'exposition au plomb (CREP)</a> si le logement date d'avant janvier 1949
    • <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F12239">État des risques et pollutions</a> si le logement est situé dans une zone à risque (inondations, séismes, avalanches, ...)
    • <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F18692">État de l'installation intérieure de l'électricité</a> si l'installation a plus de 15 ans
    • <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F17337">État de l'installation intérieure du gaz</a> si l'installation a plus de 15 ans ou si le dernier certificat de conformité a plus de 15 ans.

      À savoir

    depuis le 25 novembre 2018, le dossier de diagnostic technique est adressé au locataire par voie dématérialisée, sauf opposition explicite du locataire ou du propriétaire.

    En remplacement de l'état de l'installation intérieure de l'électricité, le bailleur peut fournir :

    • un état de l'installation intérieure de l'électricité réalisé depuis moins de 6 ans dans le cadre de la vente du logement
    • ou une attestation de conformité relative à la mise en conformité ou à la mise en sécurité de l'installation électrique délivrée depuis moins de 6 ans par un organisme agréé. Si l'attestation ne peut pas être fournie, la déclaration de l'organisme agréé.

    En remplacement de l'état de l'installation intérieure de gaz, le bailleur peut fournir :

    • un état de l'installation intérieure du gaz réalisé depuis moins de 6 ans dans le cadre de la vente du logement
    • ou un état de l'installation intérieure de gaz réalisée depuis moins de 6 ans par un professionnel certifié par <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F17376">un organisme accrédité par le Comité français d'accréditation (Cofrac)</a>.

      À savoir

    le <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F742">diagnostic amiante</a> n'a pas à être annexé au contrat de bail, mais doit être tenu à la disposition du locataire qui en fait la demande.

    Autres documents à remettre :

    • <a href="http://legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000030649902" target="_blank">Notice d'information</a> à destination du locataire
    • <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F31270">État des lieux</a> établi lors de la remise des clés
    • <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F1165">Inventaire et un état détaillé du mobilier</a>
    • Copie de la <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F31697">grille de vétusté</a> choisie si le locataire et le bailleur ont convenu d'appliquer une grille de vétusté
    • Extrait du <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F2589">règlement de copropriété</a> si le logement est situé dans une copropriété

     À noter

    l'extrait porte sur la destination de l'immeuble, la jouissance des parties privatives et communes ainsi que sur la quote-part afférente au logement loué dans chacune des catégories de charges.

    Si le logement est situé dans une zone d'habitat indigne, sa mise en location (le renouvellement et la reconduction du bail n'y sont pas soumis) peut nécessiter (renseignez-vous auprès de la mairie) :

    • l'obtention d'une <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F34210">autorisation préalable</a> à annexer au contrat de bail
    • ou le dépôt d'une <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F34210">déclaration</a> contre récépissé, dont une copie doit être remise au locataire.

Si une clause du bail prévoit des frais pour l'établissement ou la remise d'une quittance de loyer, cette clause doit être considérée comme non écrite.

Pour chaque loyer réglé, le propriétaire (ou son représentant) doit <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=R31936">transmettre gratuitement une quittance de loyer au locataire qui lui en a fait la demande</a>.

La quittance détaille les sommes versées par le locataire, en distinguant le <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F1310">loyer</a> et les <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F947">charges</a>.

Avec l'accord du locataire, le propriétaire (ou son représentant) peut transmettre la quittance par mail.

  À savoir

si le locataire ne paie qu'une partie du loyer, le propriétaire doit lui délivrer un reçu pour la somme versée.

Chaque mois, le propriétaire doit transmettre l'évaluatiuon de la consommation de chaleur, de froid, d'eau chaude sanitaire du logement, lorsque l'immeuble est doté de compteurs individuels d'énergie thermique télé-relevables, d'appareils de mesure télé-relevables permettant de déterminer la quantité de froid, d'un dispositif d'individualisation des frais d'eau chaude sanitaire.

Lorsque le logement se trouve dans une copropriété, le propriétaire doit transmettre les informations qu'il reçoit du syndic.

Le bail peut prévoir le paiement des charges soit <span class="expression">au réel</span>, soit <span class="expression">au forfait</span> :

Paiement des charges "au réel"

Si le bail prévoit le paiement des charges <span class="expression">au réel</span>, le propriétaire doit remettre au locataire qui en fait la demande les justificatifs des charges qu'il lui impute.

Les charges récupérables auprès du locataire doivent être énumérées dans le bail.

En pratique et pour prévenir tout litige, il est souhaitable de se référer à la liste des <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F947">charges locatives applicables aux logements vides relevant du secteur privé</a>.

Si le bail prévoit la récupération des charges locatives <span class="expression">au réel</span>, le propriétaire qui procède à une régularisation annuelle des charges doit la justifier.

La régularisation annuelle doit comparer le total des provisions versées par les locataires avec les dépenses effectives engagées par le propriétaire pendant l'année.

Si les provisions sont supérieures aux dépenses réelles, le propriétaire doit reverser le trop-perçu au locataire et, dans le cas contraire, demander un complément.

Le montant des charges récupérées par le propriétaire doit être justifié par la communication :

  • de résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges,
  • du <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F20586">budget prévisionnel</a> si le logement est situé dans un immeuble en copropriété.

Un mois avant la régularisation annuelle envisagée, le propriétaire doit en outre communiquer au locataire :

  • le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur...),
  • le mode de répartition entre les locataires si le logement est situé dans un immeuble en copropriété,
  • et une note d'information sur les conditions de chauffage et de production d'eau chaude sanitaire collectifs.

Le propriétaire doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble de ces pièces pendant les 6 mois suivant l'envoi du décompte,

Si la régularisation n'a pas été effectuée avant le 31 décembre de l'année qui suit l'année où elles sont exigibles, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois.

Paiement des charges "au forfait"

Si le bail prévoit un forfait de charges, le montant de ce forfait est établi sur la base de la <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F947">liste des charges locatives</a>.

Ce montant doit être défini en accord avec la réalité.

Il peut être révisé chaque année dans les mêmes conditions que le loyer, c'est-à-dire selon la <a href="https://www.stalbansurlimagnole.fr/services-en-ligne/acte-de-naissance/?xml=F13723">variation annuelle de l'IRL</a>.

Le paiement au forfait ne permet pas de faire des <span class="expression">régularisations de charges</span> ou des <span class="expression">compléments ultérieurs</span>.

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